GST filing, billing, purchase–sales reports, stock management, input/output GST calculation—इन सबके लिए Excel सबसे आसान और powerful tool है।
अगर आप सही तरीके से Excel इस्तेमाल करें, तो आप 1–2 घंटे का काम सिर्फ 10–15 मिनट में कर सकते हैं।

इस ब्लॉग में हम सीखेंगे:
✔ GST calculations
✔ GST summary report
✔ Sales & Purchase register
✔ GSTR-1, GSTR-3B के लिए data preparation
✔ Business MIS reports
✔ Templates & shortcuts

Let’s start!

1. Create a Clean GST Sales Register (Invoice-wise)

हर GST business को एक sales register maintain करना जरूरी है।

Important Columns (Recommended):

• Invoice No
• Invoice Date
• Customer Name
• Customer GSTIN
• State / Place of Supply
• Item
• HSN/SAC
• Quantity
• Rate
• Taxable Value
• CGST
• SGST
• IGST
• Total Invoice Value

Formula Example:
Taxable Value:

=Quantity * Rate

CGST:

=TaxableValue * 0.09

SGST:

=TaxableValue * 0.09

IGST (for inter-state):

=TaxableValue * 0.18

2. Create a Purchase Register for Input GST

Purchase sheet से आपको मिलेंगे input GST credits।

Columns:

• Bill No
• Supplier Name
• Supplier GSTIN
• Item / HSN
• Taxable Value
• CGST
• SGST
• IGST
• Total Amount

Use Case:
Month-end में total input GST निकालने में मदद।

3. Use SUMIFS for GST Summary

GST return के लिए आपको अलग-अलग values चाहिए:

• Total Taxable Value
• Total CGST
• Total SGST
• Total IGST

Example (CGST Total):

=SUMIFS(G:G, B:B, "2025-01")

Time-saving tip:
Date filter की जगह MONTH() function का use करें:

=SUMIFS(G:G, MONTH(B:B), 1)

4. GSTR-1 Report Preparation in Excel

GSTR-1 के लिए तीन main reports चाहिए:

🔹 B2B Summary

Inter-state या taxable supply to registered customers
Formula:

=SUMIFS(TaxableValueRange, CustomerTypeRange, "Registered")

🔹 B2C Summary

Unregistered customers invoices

=SUMIFS(TaxableValueRange, CustomerTypeRange, "Unregistered")

🔹 HSN Summary

Excel में Pivot Table → HSN-wise summary बनाना सबसे आसान तरीका है।

❗ GSTR-1 तैयार करने में Pivot Table सबसे useful है।

5. GSTR-3B Report Preparation

GSTR-3B में दो main sections होते हैं:

✔ Output Tax Liability (Sales से GST)

Use SUMIFS for:

• Taxable Value
• CGST
• SGST
• IGST

✔ Input Tax Credit (Purchases से GST)

Purchase register से SUMIF/SUMIFS apply करें।

6. Use Excel Tables for Smart GST Sheets

Excel Table बनाने से:

✔ Auto-calculation
✔ Dropdown filters
✔ Better formatting
✔ No formula errors
✔ Easy linking to Pivot Tables

Shortcut: Ctrl + T

7. Use Data Validation for Error-Free GST Entries

Business में common errors हैं:

• गलत GSTIN
• गलत HSN
• Wrong tax rate
• गलत state selection

इनको रोकने के लिए Data Validation use करें।

Example:

HSN को dropdown list बनाएं:

Data → Data Validation → List → “8409, 8412, 8421…”

8. GST Rate Automation (VLOOKUP / XLOOKUP)

Different goods/services पर अलग GST rates होते हैं।

एक sheet में HSN + GST Rate की master list बनाएं।

Example:

HSN	GST Rate
8409	18%
2106	12%

अब main invoice sheet में:

=XLOOKUP(HSNCode, HSNListRange, RateRange)

Automatically GST rate fill हो जाएगा।

9. Create Excel Dashboard for Business Reports

Management reporting के लिए एक dashboard बनाएं:

Recommended sections:

✔ Total Sales (Monthly)
✔ Total Purchase
✔ GST Payable
✔ GST Receivable
✔ Top 5 Customers
✔ Top 5 Products
✔ Profit Analysis
✔ Stock Status

Use:

• Pivot Chart
• Slicer
• Line Chart
• Column Chart

A simple clean dashboard makes decision making easy.

10. Excel Shortcuts Every GST Accountant Should Know

Work	Shortcut
Table Insert	Ctrl + T
Filter	Ctrl + Shift + L
Date Insert	Ctrl + ;
Auto Fill	Ctrl + E
Create Chart	Alt + F1
Go to last row	Ctrl + ↓
Edit Cell	F2

11. Save as Template (GST Format)

Invoice, Purchase Register, GSTR-1 format हर महीने दोबारा मत बनाइए!

एक बार format बनाएं → Save as Template करें:

File → Save As → Excel Template (.xltx)

हर बार new file सिर्फ data entry के लिए खुल जाएगी।

GST और business reporting के लिए Excel आपका सबसे बड़ा assistant है।
अगर आप:

✔ Clean data रखें
✔ SUMIFS, VLOOKUP, Pivot Table use करें
✔ HSN lookup sheet बनाएं
✔ Dashboard maintain करें

तो आपका पूरा GST काम super-fast और error-free हो जाएगा।